如何编制有效的资金计划?

资金是中小企业的命脉,决定着企业存活的时间。为了保证资金流的稳定,财务一般都会按月编制资金计划,对未来一个月的资金情况进行预估,提前预知可能存在的资金风险。但资金计划并不是各部门提交资金规划的简单相加,编制的过程中需要关注一些额外的问题,如果忽视这些问题,很可能会出现计划外的情况,影响企业运营。

 资金是中小企业的命脉,决定着企业存活的时间。为了保证资金流的稳定,财务一般都会按月编制资金计划,对未来一个月的资金情况进行预估,提前预知可能存在的资金风险。但资金计划并不是各部门提交资金规划的简单相加,编制的过程中需要关注一些额外的问题,如果忽视这些问题,很可能会出现计划外的情况,影响企业运营。



资金计划是对未来一定期间资金回流和使用情况的预测,目的是为了保证现金流的稳定,维持企业的正常运营,最大程度避免资金链断裂的风险。


资金计划中有三个比较关键的指标:期初现金余额、预计现金流入、预计现金流出,在期初现金余额与预计现金流入的合计数大于预计现金流出的时候,说明企业目前经营产生的自有资金可以维持正常运营,也就是企业有自造血的能力;反之,企业无法自造血,则需要寻找额外的资金支持,来补充企业的现金流。


如果企业规模较小,业务单一,资金计划通常由财务部进行编制,如果企业规模较大,业务多元化或业务发展较快,那么通常就需要业务部门提交本部门的规划,由财务部进行整合,再据此编制资金计划。


那么在编制资金计划的过程中,有些问题需要重点关注,因为这些问题会直接影响资金计划的效用。





01


看到的现金余额是否真的能用?


上面提到了资金计划中三个比较关键的指标,第一个就是期初现金余额。这个指标看似简单,只要把公司所有银行账户以及支付宝等第三方账户的金额相加就可以了,但如果真的这么做,可能会导致过于乐观的估计资金情况,因为有些钱,虽然在账户里,但实际上是不能使用的。


例如在相关平台开设网店或是进行直播等活动,平台账户会冻结一部分保证金,这部门保证金没有被扣除,依然存在于公司的账户里,但实际上不可使用。这部分不可使用的金额,需要从期初现金余额中扣除。


有些企业因为专项募集资金、项目合作或是财政补贴的要求,设立有专项账户,账户中的资金只能用于某些项目,不可用于项目外的支出,这类属于受限制的账户,相关的资金计划需要单独列示。


所以期初的现金余额并不等于所有银行账户的余额相加,需要区分不可用的余额、受限制的余额以及可以随意使用的余额,这样才能得到企业真实的资金余额情况,如果将这些类别混同,会高估期初的资金余额情况,导致在资金计划执行中出现资金缺口,影响企业的正常运营。





02


回款的可靠性


第二个指标是预计的现金流入,一般企业现金流入主要为销售回款,也就是需要预测未来的销售回款情况。


销售回款最大的问题是,不由企业来决定,能否按时回款,一方面需要相关业务人员与客户的积极沟通,另一方面主要看客户的流程时间以及经营情况。如果客户流程较长或是经营情况不好,即使业务人员尽职尽责的催款,也很可能导致回款延迟或是无法回款。


这种情况下,我建议销售回款按照可靠性进行分类。部分客户信誉良好,之前月份一直依照合同或是结算单按时回款,这种回款的可靠性就很高,预计未来回款也不能存在问题。如果客户前期就出现拖延回款或是传出了重大的负面新闻,那么此客户的销售回款就很可能无法如期流入企业,可靠性较低。另外还有一些客户,依据前期的经验,如果业务人员催款力度大,就可以按时回款,如果业务人员忘记催款,客户就会进行拖延,这类客户需要单独整理出来提示相关部门,加大催款力度,保证回款及时。


按照上面的思路,将销售回款分为三类:确定回款、重点关注、回款可能性小,前两类可以计入资金计划的预计现金流入中,最后一类建议单独列示,避免乐观估计资金流入情况。





03


避免集中支出带来的风险


接下来是要预测现金流出的情况,企业主要的现金流出包含人工成本、供应商付款、营销推广费用、人员报销、税费、房屋物业水电费等等,首先要挑出和专项账户相关的支出,单独进行列示,剩下的可以分为两大类,一类是固定时间必须支付的,一类是可以延迟支付的。


固定时间必须支付的款项,例如人员的工资、办公场地的房租、税费、五险一金等等,这些款项没有办法进行拖延,否则会给企业带来重大的风险,这些款项的支付时间也非常确定,各月间也不会有太大的波动。


可以延迟支付的款项,例如人员报销、营销推广费、供应商付款等等,在企业资金充足的情况下,可以按照相关的约定进行支付,但如果企业的资金比较紧张,延迟付款就非常重要了,这种延迟主要是为了缓解集中支出带来的资金压力。


例如每月8日发工资,15日之前需要缴纳各项税费,月初还会扣缴五险一金,这样就会导致15日前资金支出金额较大,但这段时间销售回款较少,客户通常在下半月回款,那么在15日前支付供应商款项就会增加很大的资金压力。如果可以跟供应商商讨将付款时间调整到15日之后,等销售陆续回款后再支付供应商款项,这样更可以保证企业的现金流稳定。


所以预测现金流出,需要按照期初资金余额以及现金流入的情况来安排付款的时间和节奏,在资金紧张的情况下保证各种款项的支付,维持企业的信誉。


在企业资金紧张的情况下,为了更好的体现付款的时间和节奏,建议按照周来编制资金计划,这样能更加仔细的观察是否存在集中支出的情况,合理的缓解某一时点的资金压力。


在整个现金流出的预测过程中,也可以发现企业存在的一些问题,例如一些付款时间的不合理,在未收到客户回款的情况下,企业垫付了给供应商的支出,长此以往,随着企业收入的增长,这种垫付会带来更多的资金压力,需要进行改善,后续客户可以收取一部分预付款或是在和供应商续约的时候调整付款时间。





04


需要预见最糟糕的情况


按照上面所讲述的思路,编制资金计划时,专项资金账户需要单独列表来体现,这部门整体的管理区别于自有资金,使用受到多方的监管和控制。


自有资金的部分,合理的进行了资金的安排,这种安排在确定回款和重点关注全部按时流入的基础上制定的,是一种比较理想的状态。


但实际上销售回款存在一定的不确定性,并不能保证重点关注的部分一定会回款,同时对于一些供应商的付款,也可能无法拖延,这样就会导致一种最糟糕的情况,现金流入低于预期而且付款更加集中。


这样的情况需要进行额外的提示,可以单独列表呈现一种悲观的预测,提示管理层可能存在这样的风险,同时也可以告知管理层在最糟糕的情况下,预计出现资金缺口的金额,需要额外的资金支持。


这种悲观的预测,可以引起管理层的重视,管理层向下施加压力,增加各部门对于资金计划的重视程度,提升重点关注部分回款的可能性,也会促使相关部门更加积极的和供应商进行沟通,这种各部门的协作可以降低悲观情况出现的几率。




资金计划是财务对于未来资金的一种统筹安排,一些规模较大的集团企业会规定每月固定的报销时间以及供应商付款时间,也是对资金的一种安排,将不确定的时间点固定下来,更有利于资金的规划。


但这种方案在中小企业无法实行,中小企业面临更多的例外情况,需要更加灵活的进行处理,资金计划的执行也不可能像大企业那样的严格,所以在编制的时候需要考虑多种情况,多版本的进行呈现,要有乐观的估计,也要有悲观的预测,提前预知和提示风险,才能寻求相应的对策,维持企业运营的稳定。


结束后的碎碎念:资金紧张的时候需要做好资金计划,资金宽裕的时候同样也要做好计划。资金宽裕容易出现预算松弛的情况,如果战略规划和组织架构不清晰,企业会进入盲目的扩张和多元化发展,如果后续没有新的资金注入,企业就会陷入困境。所以资金宽裕的时候,要保证钱花的有效,能够为企业带来新的发展。


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张楠-漫谈财管
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