如何有效的和专管员沟通

2021-01-01 09:20:07

据二哥了解,不少企业办税人员对税务局的管理人员是有意见的,但是有意见也只敢私下吐槽一下。

其实这些意见无非就是,"管理员对人爱理不理的”、“管理员啥都不懂,一问三不知”。当然有人也说个别管理员你平时过年过节不给表示就会故意刁难,这种二哥相信是有的,毕竟林子这么大,但是这种毕竟是少数,这个也不是我们这里要讨论的有效沟通的范畴。

其实有效沟通的最佳方式就是多站在对方的角度思考一下。

具体来说,我们要摆正心态,先给管理员在自己心中一个定位。

 

首先,管理员也不是万能的,税法对每个人都是一视同仁的,税收法规现在经常变,不管你是税务局的人员,还是企业的财务人员,你如果不学习,那都一样不懂,抓瞎。

管理员队伍肯定也是有不爱学习的,如果你觉得管理员说什么都是对的,或者你问什么他都应该知道,那么这个出发点就错了,如果抱着这个心态去,你可能会有失落感,得不到你想要的答案时候会比较失落,甚至埋怨。

其次,管理员不是你的业务保姆。如果事无巨细,你什么不懂的业务都想从管理员那里得到答案,什么都打电话问那很大可能会失落。

现在基层管理员的工作压力也是比较大的,除了日常各种申报、统计业务,还要随时接受上级机关的检查和任务,在经济发达的地区,每个人管理员所管理的企业户是非常多的,所以税管员有时候会疲于应付各种问题。

管理员因为这些事情大部分都耗费了不少精力,就假如一个企业每天咨询一个业务问题,这个量也是够人喝一壶的,且不说一个问题可能来来回回要交流多次,这个时间成本和精力耗费是巨大的。

 

所以,如果你熟悉了这些情况,你在有事情咨询管理员时候前就应该多一份思考了。

哪些问题可以问?哪些问题最好不要问,心里必须有底。比如,这个分录怎么做?这个税怎么报这种宽泛的问题就别问了,这些东西都是会计应知应会的东西,而且你问这些问题,别人也不是一句两句就能给你说清楚的,记住,管理员不是你的免费业务老师,你要保姆式问答还是要花钱去请专业机构。

还有,这些问题也不要问,“我这样做有没有风险?”、“我这样操作可以不用交税不?”,记住,这些问题没人敢给你打包票,除非你和管理员关系非常好,但是一个事项到底到底有没有税务风险,最终是你结合你公司实际情况和税收规定判断的,别人不会给你背书打包票的。

 

那么有些操作性的问题必须要问,不得不问的时候也不是随便问的。

你得要知道提问的技巧,尽量让被问着做选择题,少做问答题。

什么意思呢?那就是要让被问的人感受到你是已经思考过的,不是张嘴就来,如果有可能,尽量让别人感受到你是专业的。

 

二哥举个例子,比如你这会处理一个海关进口缴款书增值税抵扣的问题,你发现你取得的缴款书勾选平台没有,然后你录入信息后提示你该缴款书是缺联状态。

A会计的做法是,直接拿起电话打给管理员,“老师,缴款书缺联怎么办?”B会计的做法是,先自己网上或者其他方式查询缴款书缺联如何处理?你要相信,这种日常的业务,你遇到过,其他人也遇到过,只要有人遇到过,你大概率都会在网上找到相关的处理方式。

你可以直接搜索,你也可以通过二哥税税念搜索功能搜索,二哥这里给大家推荐一个文件,税收征管操作规范2.0,这个是个什么东西呢?这个就是税务局对各种日常业务的一个操作手册,他们就是按照这个给你办税的,所以,你如果也有这个,你是不是可以知道他们如何处理?

B会计就在这个文件中搜索缺联,然后就找到了这个信息。


 

所以,B会计基本就知道这个流程了,现在就是不清楚当地税务局是如何提交这个申请?是通过电子税务局,还是现场提交?这个流程现在有没有新的变化?

 

所以B会计这个时候就必须要问一下了,他这样问的。

老师,你好,我们公司有一份进口增值税缴款书在抵扣时候出现了缺联,无法抵扣,我查询了一下,我们需要填写一份异常海关核对申请书,带上缺联的缴款书原件资料报送税局申请核查,我想请问一下,我查询的这些资料和流程是对的吗?如果没问题,我这些资料是交给你还是怎么提交?

好了,你品一下,对于管理员在收到A会计和B会计的提问后,哪个他会更留心,如果是我,对于B会计,我会肃然起敬,如果我知道,我只需要简单回一个是的,交给哪个就行了,如果我不知道,我看了他的提问,我也不敢怠慢,立马会咨询一下相关科室,自己也学习一下。

 

对于A会计,我大概率也会帮他回复,但是这样会耗费我更多精力,我要给他多说很多话,你要准备什么什么,如果这样的咨询过多,我肯定是疲于应付的,那么时间久了,人都是会疲倦的。

站在对方的角度思考,多为别人考虑,自然也能得到别人的认可和尊重。

 

一般大企业会计靠着大树好乘凉,税务局的人会重视一点,小企业会计没有大树可靠,办税人员要想自己舒服,不断学习,不断提高自己情商还是非常必要的。

其实说白了,你和管理员的打交道归根结底还是人和人之间的交往,人和人的有时候还是要讲感情的,将心比心,比如上面说的多为别人考虑,多站在别人角度提问和思考,也就是自己情商的一部分。

 

如果你还想做的更好,那其实也有很多方式体现你的情商,我之前有个朋友在这方面就做的让我有点佩服。

他属于那种让人相处起来非常舒服的类型的人,有点那种自来熟的性格,这点其实挺厉害的,大家可能都知道平时要多和管理员聊天,彼此加深印象,增进好感,但是很多人都是尬聊,不知道从何入手,但是他感觉总能找到非常舒服的切入点。

他这个人呢,你发现人家不管是专管员的办公室,或者找政策科、大厅的税务员都能顺其自然的聊上两句,有时候还能把别人逗的哈哈大笑,这个确实是别人该死的魅力,有些人就是非常擅长言语这方面。很显然,这种交流也会让他得到更多的关照,比如有些政策及时了解,有些事情更人容易办,这些所谓的“好处”其实也是靠着别人的情商慢慢维系起来的。

当然,如果你有能力做到这个自然是最好,没这方面的情商其实也并非说不行,比较情商也是多方面的。

 

我们会计人一方面应该要有自己的职业素养,自己首先要掌握扎实的税务知识,对本公司的账务熟稔于心,同时多熟悉国家有关的各项税收政策和法律法规条款。

另一方面呢,要有主动处理问题的态度,要有为换位思考的意识,有时候遇到脾气不好的管理员,多理解,毕竟脾气大态度差很多时候是源自于内心的不自信、不能对税务的问题作出专业正确合理的解释的焦躁,而非特别针对你。

当然你也别觉得自己懂完了的样子,装大尾巴狼,别人不会的留个面子,给自己也多留点余地。

纸上说来终归浅,更多的沟通之道还要在实践中多去摸索,大原则把握,细节因人而异,自己去体会,如果你工作中遇到一个热心积极,负责的管理员,那是你的福气,好好珍惜,如果遇到一个自己不满意的管理员,别气,事情要办,摸清脾气,多思考,多沟通,主动解决问题总比被动抱怨要有效的多。


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