财税达人程守峰:糖、酒等企业如何通过财务信息化打通内部沟通与拓宽业务渠道?

财务信息化的应用价值有哪些?看完这篇文章就知道!

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企业在发展的过程中,企业内部岗位的细分之后,企业内部的沟通损耗会越来越大,在这个过程中以财务信息化为核心与框架,去打通企业内部各个部门之间的沟通桥梁是最高效且有价值的。另外在企业不同的业务场景下,每个场景都能有合适的财务信息化解决方案做支持是非常有必要的,这是企业财务信息化的核心意义之一。

一、 行业分析

1、糖果行业现状

最近五年,中国糖果市场保持了15%的年增长率,高于全球糖果年均增长速度近6个百分点,已成为中国食品工业中快速发展的行业。随着人们生活水平的不断提高以及新功能、新口味的糖果产品的涌现,糖果市场的需求正在进一步扩大。

2、酒水行业现状

整个酒水行业近年来逐渐壮大,不仅包括了传统的白酒、啤酒、黄酒、新兴的红酒、保健酒、果酒等迅速成长为巨大的产业,使整个酒水产业达到数千亿的巨大规模。

3、休闲食品行业现状

随着我国经济水平的提高及旅游业的兴盛,我国休闲食品市场需求量呈持续增长势头,食品品种逐渐多样化。近几年,我国休闲食品市场每年需求额超过千亿元,市场规模正在以几何级的速度增长,消费市场也在快速增长,年增幅在25%左右。

4、整体现状

糖酒食品行业的竟争已经愈演愈烈,每个行业都有着独特的竟争方式,但是,不变的是他们始终围绕着消费者方式的改变而逐渐进行营销和内部管理上的升级。

行业特点:糖、酒、休闲食品批发行业,商品种类繁多,商品流通速度快,面对客户多,往来对账周期长等等。

经营模式:业务员跑店下单,办公室文员后台核对,仓库配送,财务整体核算

管理特点:从信息化分散管理向财务业务一体化规范管理转变。

二、案例介绍

东湖红路有限公司(化名)建立于2010年8月16日,是一家知名的商贸批发公司,目前为东海地区酒水食品行业领军企业,覆盖5区4县100余个乡镇,供货网点4000余家。企业宗旨:诚信重承诺,提供优质产品,高标准服务。企业价值观:团队合作,共担共享,以工作修炼真诚。 企业人才观:善于学习,勇于挑战,肯于付出,乐观向上,真诚沟通,突破自我

企业规模:公司有总经理、采购部、销售部、财务部和仓管部、配送部共计40多人,有2个3000平米大仓库;

公司主营糖果、休闲食品、酒水的批发,品牌有茅台、五粮液、剑南春、西风、舍得、国窖、徐福记,马大姐,春光、蜡笔小新、维维、智力、大庆乳业、好丽友、上好佳、品客、雀巢等等。

三、企业经营困惑

1、供应链环节问题

客户原先业务员出去跑门店,订货用微信传给办公室文员,文员用T1软件打印销售单,之后送给仓库,仓库根据销售单配送,效率低,出错率高,文员、销售、库管经常加班到九、十点钟。

2、供应链财务对接问题

财务原来手工记账,每天统计进货单、销售单、各种费用、往来款项、结转成本等等,每天的工作量很大,经常需要加班、加点,到月末有时候还是不能及时出报表和老板想要的数据,越干越累。

3、跑店业务

老总主要关注业务员的管理。在公司的批发客户中,门店客户需要业务员每天查看陈列、和是否缺货情况,业务员的跑店路线是否合理,业务员是否真实到店,都很难监管到位,公司很头疼对业务员工作的管理。

4、超市联营

公司销售业务中有一部分是跟吉林市各大超市的联营柜台。这部分数据零散又不规范,从前只是财务整体核算超市联营部分的收入和成本情况。

四、企业业务流程

1、财务信息化实施规划前流程:采购业务流程

根据库存情况、每日的销售量制定采购计划,遇到厂家搞大型促销活动时会大量进货。采购有订金、全款、账期、应收账等情况,订金是通过T1做进货单,给财务人员进行付款,出纳人员转款成功后,会给一个图片给采购人员,再发给对方厂家发过去,催促发货。到货后库管确定入库数量,厂家随货单交给文员录入到T1系统中,财务再用T3记账。

2、财务信息化实施规划后流程:采购业务流程

采购人员根据销量情况,填写T+申购单,之后老板通过工作圈单据审批通过,采购人员将采购单转换成采购订单,再将采购订单转换成进货单,财务根据进货单情况确定应付账款情况,库管员根据进货单生成采购入库单确定实际到货数量。

糖、酒等企业如何通过财务信息化打通内部沟通与拓宽业务渠道?


3、财务信息化实施规划前流程:销售业务流程

业务员跑店统计客户需要什么,手工开单,有些商品不确定是否有库存打电话给文员进行查询,一天跑下来的销售单到下午5点回公司交给文员录入T1软件,文员打印出销售单后交给库管配货,第二天一早配送人员按家配送。

4、财务信息化实施规划后流程:销售业务流程

业务员通过工作圈的T+下单,在客户现场直接下销售单,文员时时看见业务员做的单据对其审核,审核后库管将销售单转换成销售出库单,配送人员直接拿销售出库单进行配送。

糖、酒等企业如何通过财务信息化打通内部沟通与拓宽业务渠道?


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5、财务信息化实施规划前流程:财务流程

在T1软件里查询数据,根据数据手工结转成本,填制凭证,和供应链完全脱节,往来款查询无法关联单据,工作量大,月末总是不能及时出报表。

6、财务信息化实施规划后流程:财务流程

财务业务一体化,所有单据通过各个系统生成凭证,财务的工作从记账会计往管理会计转变,各种数据在总账直接联查原始业务单据明细,查账对账更清晰。

糖、酒等企业如何通过财务信息化打通内部沟通与拓宽业务渠道?


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五、财务信息化解决方案

1、跑店管理

利用财务软件的互联网和手机移动应用的优势,通过跑店管理,设置了业务员每天的跑店路线,跑店管理可以严格控制业务员的进店离店时间,而且有签到功能,和上传陈列,堆箱或者竞品照片的功能,这样一来有效的控制了业务员每天的工作,防止业务员有挑店漏店的情况,避免客户的丢失,而且还可以实时上传照片,有效控制公司陈列情况,提升公司整体形象,也使业务员本身工作有了规划,干起工作更轻松。

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2、超市联营

在财务软件中将每个联营的超市设置成仓库和部门,最终所有的业务和所有的单据都能按各个超市分开统计。既能实时掌握每个超市库存情况,同时最终核算时哪里赚了哪里亏了一目了然,给管理层的决策提供及时准确的数据支持业务场景。

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六、财务信息化的应用价值

这次企业财务信息化的落地企业提升改善比较多的如下几点:

1、文员不再用每天加班加点到九十点钟了,工作效率提升了至少百分之五十。

2、财务业务一体化,提升了会计人员在公司管理决策方面的作用。

3、跑店管理有效率监管了业务员的行为,每天每人最少10个店。

4、业务员在客户现场时时查询库存情况、商品价格,减少不必要的时间浪费。

5、老板时时查看公司运营各种数据,不用再问业务部门、财务部门自己随时掌握企业情况。

6、帮助老板实现按不同维度分析业务的需求,个性化寻找客户名单,对商业决策起到辅助作用。

7、仓库自行打印销售出库单,配送发货更及时,有些商品当天就可配送到客户现场,客户满意度更高了。

8、帮助出纳按账户统计收款金额,节省对账时间,加大精准度,不用多处对账,手抄金额。

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