我的数智人生:人生财务人员数据管理进阶

正确的方法能对有些工作进行“降维打击”,信息技术时代无限可能!

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本文授权会计家园独家刊发,作者:程守峰 

 2013年4月的,我刚刚进入财务行业做会计,财务经理要求我每周五将整个分公司的五个门店的销售数据(客户销售汇总、产品销售汇总等)按照标准的模板统计出来并且发给相关的责任人。那个时候公司还是使用金算盘财务软件,销售单和采购单是门店开纸质单之后会计录入,这两种单据是业务数据的基础。那个时候财务软件的智能化很低,无法在财务软件中设置自定义表格,只能导出最原始的数据进行加工。

原始数据导出之后就需要使用EXCEl进行加工,那个时候刚刚开始工作我的EXCEl还有一点基础,打字盲打也能在60字每分钟,当然这些都是在学校时候学习的老本;虽然有基础,但是刚刚做数据的时候还是很慢,一般一周一次的数据处理工作需要做一天才能做完。做这个数据要用到数据透视表、vlookup函数等基础EXCEl技能,数据不是很复杂,主要是商贸公司的基础数据很多,工作量大在数据量很大。每周做销售数据,两年之后我还在做这个工作,这个时候基本上只需要2-3个小时就可以完成了。我的EXCEl技能已经很熟练并且能非常快速的完成基础工作。自己这段时间买了两三本EXCEl的书籍,对照着练习,在处理基础数据上已经没有丝毫的障碍了。通过不断的学习和实操,EXCEl处理数据的速度越来越快,但是总会到终点。

使用EXCEl处理数据时财务的基本功,在基础工作阶段非常重要。

 2017年做财务负责人,那个时候财务部的财务工作做得很细致,大家每个人的工作量其实很大,我也尽量专项对会计和出纳进行EXCEl的各种培训,一段时间之后他们也是比较熟练了,但是这个时候我已经不满足使用常用的EXCEl技能来处理日常的业务数据和财务报表等。在逐渐的摸索中EXCElVBA功能发现并且运用上了。

EXCElVBA是这段时间的主角,EXCElVBA其实就是编程,我学习了一段时间发现太难了,就放弃了,但是其中的“宏”功能确是实用而又方便的功能,只需要开启宏,然后按照顺序操作,就可以录制下操作步骤,下次做这个工作就直接运行录制的宏就可以了。

使用宏功能我让财务部的数据处理工作的效率上升了一大截。一本情况每周的销售数据,一个三年工作经验的熟手,需要一个小时左右处理完,但是使用宏,只需要三分钟就可以完成。客户销售汇总和产品销售汇总这个表已经做了很多年了,我大概花了6个小时编制了一个宏录制的表模板,后面每周只需要从财务软件中导出原始数据,粘贴到模板上,点击运行,十秒钟这个数据就自动出来了。后面深入摸索宏这个功能之后,再加上一些函数和基本操作功能,那段时间我陆续编制了各种类型的模板,基本上涵盖了90%的财务数据都能非常快速的做出来数据,工作效率极大提高。

EXCElVBA“宏”是一次技术的飞跃,这也让我认识到,正确的方法能对有些工作进行“降维打击”。

 2018年我负责集团税务工作兼带的财务信息化,我所在的公司在全国有40家门店,20多家分子公司,使用的是用友NC,并且在用友NC基础上自己开发模块与接口做业务功能(委托外部公司开发)。在我去总部之前并没有财务信息化这个岗位,刚好2018年集团要做全面信息化,财务方面需要人对接,而我对这些方面都比较感兴趣,领导就让我兼带这部分工作。在2018年完成了财务信息化各个模块的框架设计和底层架构设计,信息化一期基本完成。集团的信息化很多方面都是需要和财务对接,例如:数据传输结构、单据传递流程、校验规则、财务的功能需求等等。

在财务信息化的工作过程中我对财务软件的认识上升了一个层次,我原来处理数据的时候思维模式都是导出数据,如何通过EXCEl进行快速加工处理;后面我认识到这种方式无论怎么进行优化,限制性非常大;只有在财务软件、财务数据结构设计上下功夫上才能进行再一次“降维打击”。

2018年参加了一次重要的尽调工作,在尽调的前期和资本中介对接,他们需要做预测模型,给我们提供了各种类型的模型,这些模型基本上都是风投思路做的一些数据,比如销售增长模型、客户留存率模型等。

这个工作主要是我和另外一个同事一起完成,我负责业务数据,她负责财务数据。2015年-2018年业务原始数据使用EXCEl储存大概有4个G,4个G的数据EXCEl根本无法打开,EXCEl一般打开90M的数据一般的办公电脑就很卡了。这个工作的前期,还没有摸索出经验和方法在使用极其传统的方法,大概前期的2周时间是极其痛苦的,我穷尽各种EXCEl功能还是效率极低,一个求和公式在EXCEl都需要运行十分钟左右,只因为数据量太大……

在这种情况之下,经过研究再加上对财务系统的了解,我提出了使用数据接口,绕开软件校验,直接从数据库取数的方法。方法提出来并且得到了信息部的技术评估之后立即被得到认可和实施。具体的操作方法是安装PL/SQL,连接到财务服务器底层数据库,直接绕过财务软件应用进行取数,取数的规则是信息部的同事使用SQL语言编辑代码,并且制作成为模板进行取数。

信息部按照我的数据需求,直接使用代码设计我需要的表格,并且给我安装了数据库接口软件,我取数的时候只需要运行取数代码就行了。使用这种方法,我原本一周的工作量,一个小时就解决了。处理4个G的数据量,成了一件很简单的事情,整个尽调的前期模型预测工作很快就完成了。后面我自己买了SQL编程、ACCESS数据库的书籍,自己学编程,大概学了几个月之后,能使用简单的语句进行取数。后面自己换了工作之后,就没有再学了。

经此一役,我对数据的认知又进入了另外一个阶段,如果极大量的数据,传统的方法是没办法处理的,必须要引入新的技术手段。

 2019年4月我从原来的公司辞职进入一家新的公司。4月份我去的时候财务工作由兄弟公司的财务代理,4月中旬到5月份,我做了财务整体规划和财务软件选型,大概做了一个半月。财务整体规划和财务软件选型是财务的底层架构,会对公司产生长远和很大的影响。我自己长期用用友,用友给的信息化方案就很完善。就这样我和用友的服务商,做了3-5年的财务信息化规划,涉及应用前端、数据接口、数据中心、财务后端、业务支持等几个方面。

规划做完了之后,财务软件在5月底就成功上线了。在财务软件上线之前,我基于以前的经验,按照数据中心“主数据”的思路,对所有的财务编码、业务编码、取名规则、数据流程进行了系统的规范和设计。整个软件逐步上线,大概在10月份的时候就已经把所有的方面全部摸索清楚,完成了原始的积累。这些底层工作,看不见,摸不着但是起着至关重要的作用。

后面客户销售汇总、产品销售汇总等一系列的业务数据,都能直接从财务软件中导出来,无需进行EXCEl加工。商贸公司最复杂的“库龄表”也能从系统中导出来(以前需要手工做,比较繁琐和负责)。应收账龄和应付账龄分析也能从系统中直接导出结果。财务报表直接从系统中导出。至此我处理数据,就回归到了财务软件。从软件中来,到软件中去!

我接触了有一些公司,规模稍大,财务做各类型的业务数据、财务数据分析工作量很大,各种改善都是没有办法降低工作量。如果遇到这样的问题,一定是数据结构设计,财务软件设计等底层结构出了问题,如果不解决底层的问题,前端的问题是无法解决的。

财务工作是无法饶开“数据”这个工作,从EXCEl到EXCElVBA宏再到SQL最后财务软件,我从财务软件导出数据,使用各种技术和方法加工,最终好几年轮回下来的解决方法是“直接从财务软件中导出不需要加工的结果”。现在的财务软件技术越来越成熟和方便,很多功能值得去挖掘和探索,财务人员不应该故步自封,而应该不断的探索……

 我预测一下未来。

这几年我接触了大型软件厂商的财务机器人,财务机器人现在是一些大型国企在上线了,过几年等财务机器人技术社会规模优势出现的时候,我预测大概是三年后2023年吧,财务机器人也会成为烂大街的技术,会下沉到我们这些中小公司,到时候我们一些靠人力、靠手工的财务工作会极大的减少。我想原来一个人一周的财务工作量,可能只需要财务机器人运行十分钟就完成了。这会对财务行业产生极其重大的影响,不亚于当年中国从手工帐到电脑Erp的转变。

我们因为Erp而改变财务行业,也会因为财务机器人而改变我们。人推动技术发展、技术改变人的命运……

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黄佳佳
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