数字化并非解决所有问题的良方

2021-09-23 09:01:03
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 除了业财融合,企业的数字化转型应该是相关财务领域的文章里被提到频率很高的概念。数字化转型可以提高企业的运营效率,这点我不否认,但是这个转型是否真的那么迫切?我觉得还是要具体问题具体分析。



最近在不同的公众号看到了几篇关于企业数字化转型的文章,有些感触。之前曾经接触的公司都面临着各种各样的问题,但是老板最终都是寄希望于能够增加系统来解决这些问题。


数字化转型其实从很早就开始了,财务从手工记账变为使用财务软件,各类支出的审批由纸质报销单变为钉钉审批,这些都是数字化的体现。只是数字化转型,是一种更为复杂的情况,需要进行充分的分析,判断企业目前是否真的迫切需要转型。





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何为数字化转型?


究竟什么是数字化转型?百度百科给出的定义是:数字化转型(Digital transformation)是建立在数字化转换(Digitization)、数字化升级(Digitalization)基础上, 进一步触及公司核心业务,以新建一种商业模式为目标的高层次转型。数字化转型是开发数字化技术及支持能力以新建一个富有活力的数字化商业模式。数字化转型表明,只有企业对其业务进行系统性、彻底的(或重大和完全的)重新定义——而不仅仅是IT,而是对组织活动、流程、业务模式和员工能力的方方面面进行重新定义的时候,成功才会得以实现。


用比较通俗的话来解释,我认为数字化转型就是利用流程和系统打通企业运营中的各个环节,使数据按照一定的流程在系统内流动,各部门使用同样的数据源进行分析,促进部门之间的协同合作。


数字化转型随着技术的不断发展,是企业未来的一个必然的趋势,这一点是肯定的。但这个转型什么时候完成,需要根据企业的不同情况进行判断。


那么如果想要完成数字化转型,关键的问题就是组织架构的调整、流程的重建、系统的建设和各系统的对接、整体成本的控制、数据的安全性。这几个问题是数字化转型的一个前提,同时也决定着企业的数字化转型能否成功。


任何的转型或是变革都需要创造相应的企业环境,例如得到管理层的支持、有相应的人才进行技术支持、企业各部门协调一致等等,这些条件听起来简单,但在实施的过程中会出现各种各样的问题,如果事前没有进行充分的可行性分析,可能会对过于乐观的估计情况,导致最后转型的失败。


例如一些科技型的企业,对于技术环境有天然的优势,在数字化转型方面进度较快,实施起来也比较顺利。而对于一些传统行业,数字化转型需要面对的问题更多也更复杂,实施周期长,成本也更高。


所以数字化转型并非是解决所有问题的良方,如果操作不当也可能变成慢性毒药,在实施前需要进行充分的分析和判断,来确认企业具体的转型方案。





02


数字化转型的关键问题


上面提到,我认为企业的数字化转型中最常见也最关键的问题有五个:组织架构的调整、流程的重建、系统的建设和各系统的对接、整体成本的控制、数据的安全性,这五个问题直接影响数字化转型能否成功。


  • 组织架构的调整


组织架构的调整是流程重建的前置动作,目的是依据战略选择最有利的组织架构类型,同时对现有的组织架构进行重整,明确各部门的分工以及在企业整体运营链中所处的位置,这样才能让信息传递的流程变得清晰。


组织架构是企业管理系统的框架,要依据企业的战略进行选择,常见的组织架构有职能型、事业部型、矩阵型等等。


没有清晰的组织架构,我们很难画出公司运营的流程图,会出现某一环节的多头管理或是某一环节的管理欠缺,这样无疑会造成很大的风险。同时数字化转型也要求需要有专门的部门进行系统的建设和管理。


  • 流程的重建


在确定组织架构后,需要依据各部门的职责以及企业的业务情况,列出企业运营的各个节点,同时画出相应的流程图。


例如企业有采购、生产、销售等几个部门,产品的流转是按照采购部门采购原材料、生产部门进行生产、产品交给销售部门进行销售,但从业务数据的角度,每个大的环节中还包含很多小的环节,例如从采购需求的确定到最终原材料的入库,这之中可能就包含几个流程,将这些小的流程进行整理,最终串联起来就是企业业务数据传递的流程。


为了保证数据在流程中传递顺畅,需要将流程进行重建和完善,补充缺失的部分,同时将原有不合理的部分依据新的组织架构进行调整,这就是流程的重建。


  • 系统的建设和各系统的对接


在进行了上面问题的梳理和明确后,接下来就要开始规划系统的建设。


首先要明确系统包含什么样的内容,或是企业需要用系统解决什么样的问题?如果企业有采购、生产、销售三个大的环节,那么就至少需要三个系统或是将整体系统分为三期进行开发。


因为企业整体的人力资源有限,那么接下来就要考虑那个需求是最迫切需要解决的,划分优先级。确定首先要开发建设的系统后,需要进行系统的设计,系统包含哪些内容,需要几个模块,每个模块包含什么样的数据,最终系统展示的界面是什么样的,需要设置哪些筛选条件,各个模块之间的数据具有什么样的关联性,哪些是基础参数,哪些是可变参数等等,这些细节都要考虑,需要收集相关部门的需求加以整理,和开发人员进行充分的沟通。


如果想要数据形成链条进行传递,最困难的是不同系统之间数据的对接,采购入库的数据通过什么样的逻辑可以与领用的材料进行对应,销售给这个客户的产品是哪个批次的产品,这些都需要系统进行标识或是用其他的逻辑计算来解决,最终目的是让数据在系统间进行流动,并且保证数据的准确性和时效性。


这个步骤里,上述两个其实是难点,最关键的问题是,需要判断企业的问题是否真的是依靠系统就可以解决。


一家规模不大的营销公司,每天接单量很大也很琐碎,之前一直使用EXCEL表格进行记录,但是记录的多为业务人员,导致各种格式不统一、客户名称不统一、表格记录的时间还比较滞后。在这种情况下,公司考虑增加一个系统,让业务在系统上进行记录,这样真的能够解决问题吗?


我认为企业面临的最大问题是数据的时效性,因为业务人员需要对接的事务太多,所以通常是积攒几天才录入表格,这种情况下,即使开发了系统,也没办法解决时效性的问题,除非系统可以自动从网上抓取广告发布的数据。那么就可以考虑其他的替代方案,例如聘用专职人员收集和录入数据,或是通过绩效考核来检查业务人员数据录入的时效性。


  • 整体成本的控制


在进行完系统的规划之后,需要按照预计的工期来测算相应的成本。


如果是采购现成的系统,那么就需要统计系统的初装费、相关软件的费用、用户接口的费用、设置服务期以及存储的费用、后续年度维护的费用,确保整体的成本是在企业可以承担的范围以内。


如果是内部开发系统,就需要按照工期来规划人力成本以及相关设备、服务器的费用,同时系统还会因为需求的变动导致延期,成本可能会比预测的更高。


整体系统的开发成本,如果计算下来,可能会超出管理层的想象,这种情况下需要调整规划来降低成本,或是将部分需求延后进行开发,当然也可以找一些替代性的方案,例如上面的例子,可以用专职的岗位来代替系统开发,特别是在一些中小企业,系统开发或是采购的成本,可能会给企业带来过于沉重的负担,同时因为缺少数字化管理的企业环境,系统也达不到预期的效果。。


  • 数据的安全性


威胁安全的风险可能来源于内部也可能来源于外部。


内部的风险大多数来源于权限设置存在问题,部分人员权限过高导致数据泄露或内部员工利用数据非法牟利。外部的风险主要来源于黑客攻击以及数据库被入侵,导致数据泄露。


提高数据的安全性,一方面要在内部进行严格的权限管理,同时也要做到数据隔离,关键和完整的数据只能掌握在公司极少数的核心人员手里,其他人员按照部门和职级分配不同的权限,员工签署相关的保密协议;另一方面也要提高企业的技术水平和设备性能,增强对于外界攻击和入侵的抵御能力。




数字化转型是企业未来发展的一个必然趋势,但是可能对于有些企业来说,目前没有那么的迫切,更多的中小企业,急迫需要考虑的问题是怎样活下去,数字化转型应该是帮助企业活下去的手段,而不是负担。


结束后的碎碎念:很多年前在一家MCN机构任职的时候,帮助规划和对接过一个系统,当时我并不认为系统可以帮助企业解决目前的时效性问题,但是老板还是决定投入这个成本,果然系统上线后,效果并不理想,时效性问题依然存在,同时系统还增加了各种新的问题,导致人力投入增加了,这个系统并没有帮助企业提高效率,反而成了一个负担,这是我多年以来牢记的一个反面教材。


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