从财务的角度来看供应商管理

财务不单单负责核算还负责企业资产的管理,那么今天从规范与反内部腐败来总结一下财务在供应商环节的管理。

采购环节可以说是最容易腐败的环节,各种采购腐败贪污的事件层出不穷,供应商为了做业务也是想出各种办法贿赂,上次网上有家公司的员工卖掉公司废纸贪污80万元就可想而知了。很多企业的财务在供应商的管理上都是见采购部的单子付款,这样在财务环节并没有对供应商进行有效的管理,企业一旦滋生采购腐败,那么成本效益就会下降。财务不单单负责核算还负责企业资产的管理,那么今天从规范与反内部腐败来总结一下财务在供应商环节的管理。


一、供应商付款账户要取得客户盖章的函件。

有些企业供应商付款的时候,采购部丢过来一个银行账户就要财务付款,这种情况有三个风险点,一是这个账户有可能是错误的,货款如果付错了账户是非常麻烦的,也是财务工作的失职;二是这个账户可能是对方公司业务员的私人账户,对方业务可能会有价差的情况;三是这个账户有可能是自己公司业务员的账户,有可能付给供应商的货款被截留。总而言之以上三种情况都有可能侵害公司的利益,所以在对外支付供应商货款的时候,一定要供应商提供盖章的付款账号,一是为了核实账户真实性,二是可以规避上面的三个风险。


二、财务与供应商要建立联系,供应商每个月主动发送一次对账单,财务每个月核对一次。

有些企业供应商对账是非常混乱的,采购部来对账账务容易混乱,有些对了有些没有对,时间长了整个往来会非常混乱。在财务管理供应商的环节,财务部要要求供应商每个月主动发送对账单,财务核对完成之后再进行付款。有人说供应商不配合怎么办,我使用的办法就是这个供应商不对完账就坚决不付款,毕竟欠钱的才是大爷。财务直接对账除了能保证账务真实性,另外一个方面可以在采购腐败方面有一些威慑作用。


三、付款前检查应付账款与该供应商的库存余额是否接近。

应付账款本身就是短期融资,如果应付账款大于等于库存,公司的库存资金就完全由供应商承担了;如果应付账款小于库存,公司的库存资金有一部分就需要公司垫付。所以在供应商付款的时候,这个供应商的应付账款与库存余额一定要做到匹配。这个匹配一方面可以管理公司的短期融资,另外也可以看出公司的库存是过大还是过低。


四、采购部员工为供应商说好话的这些供应商要特别谨慎。

采购环节是有非常多的内部腐败,如果有采购人员为了某些供应商说好话,按照我的经验是比较有可能是收受贿赂或者有利益关系或者供应商经常请客吃饭等等。这类供应商的货款,可以偶尔找个莫须有的罪名扣点尾款不付,这样就会让供应商和采购产生矛盾,财务在这个问题的处理上才有先机。


五、防腐败协议书的签订。

一些企业在与供应商签订合同的时候一般只约定账期、发货方式、货物、发票、结算等等基本的,但是与供应商签订防腐败协议书是非常有必要的,一是如果企业发现了采购有腐败行为,可以拿供应商开刀,二是也给供应商一个震慑作用,三是采购与供应商吃饭在所难免,后面有需要有供应商扣款的地方就很好找理由,莫须有的理由就可以明着写在纸面上了。


六、供应商合同的管理与风险的转嫁。

供应商的合同要每年要续签,对公司的很多约定要以有利于公司的一方去做条款,特别是在发生质量问题,可能违法等情况下由供应商承担全部责任,这样的话就可以转嫁企业在经营过程中的风险。


小结

供应商管理是个非常庞大且系统的工程,上面是站在财务的角度如何防范风险的视角去看供应商该如何管理。总而言之,财务对供应商的管理一定要非常严格且仔细,不让有人能钻漏洞,防范风险这样才能凸显财务工作的价值所在。


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