财务经理10年经验总结——财务制度推行与落地12步法

财务制度推行是中高端财务的核心竞争力,是为企业创造价值的工作。今天的内容是自己多年推行企业制度总结的经验,希望对大家的财务工作能有所帮助。
这天,一位刚刚走上财务管理岗位的朋友对我说,老板要他做全公司的制度建设,前期的制度编制基本上都已经定稿了,但是在推行和落地的时候就犯了难。

在制度推行的时候,就发现制度的适用性很差,另外还有一些前后矛盾的逻辑矛盾,因为很多制度都是网上搜索的模板进行稍微改编的,这些模板都是过于复杂和理想化,即使改编之后很多方面都和实际情况有很大的出入。

在开始尝试推行的时候,就在公司遇到的巨大的阻力:员工不想改变太大;管理层对制度推行基本上都有点叫不动;老板本来要推行制度,但是看到制度落地时候各方面反对的声音,还是有点犹豫,态度不明朗。

在跟我沟通这件事的时候,他显得有点焦虑与无助。在我看来,这位朋友刚刚走上管理岗位,工作内容和性质是发生了很大的改变的,可能他还没有转变过来。拥有管理思维,是这个时期最重要的一个提升点,制度推行不是财务内部的工作执行,而是要运用综合全面的工作方法、管理方法去推行。

为此我把自己这几年推行财务制度的经验和总结进行整理分享给大家,以下就是正文。

一、与上层领导进行深入的沟通,明晰领导的想法。

在跟老板或者高管级别的领导沟通的时候,其实上有很多方面他们都是说的非常模糊且善变的,如果我们片面的听取了意见就去执行的话,就会陷入两难的境地,一是上层领导并不会全面支持你,二是对于其他员工来说,没有上层领导授意自己也不会立马执行,这样的话整个制度的执行就会陷入停滞。财务部的威信也会受到打击,长此以往,再去推行制度的时候就会愈加困难。

在制度编制和执行前,一定要进行深入和多次的沟通,要在不同的场合沟通制度相关的工作,并且领会其中的意图以及要执行到的程度。能达到这一点,整个制度的开篇工作就会有很好的开始。俗话说“万事开头难”,制度执行的开头是在这里,做好了这个开头,整个制度的推行就会有良好的开端。

二、与各个部门的中层领导进行探讨,分别收集各个部门负责人的意见与想法。

财务部不是其他部门的直属部门,但是在推行财务制度的时候,很多方面都是对其他部门的要求,在这个方面最重要的是,其他部门对制度推行这个工作的理解认同。

在制度推行工作的前期,要和这些部门的负责人对整个工作进行探讨。虽然说有些制度是老板必须要他们做的工作,但是要他们也同意一下的这些场面工作还是要做一下,让他们刷一下存在感,能得到整个中层管理层的支持是非常重要的,否则无视他们的存在,有些人在有些方面设置阻力,整个工作的难度就会大很多。

在与各个负责人的沟通过程中,自己也会看到各个部门的诉求,另外还会收到很多建议,这些东西对于自己在制度推行上做的权衡就会非常重要。

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三、与部分基层员工进行沟通,收集他们对制度与流程在实操过程中存在的问题。

在一个公司,大部分的基础工作都是基层员工完成的,所以制度推行实操层面的基层员工是最重要的因素。对于基层员工来说,他们的诉求很简单,如何操作简单快捷且容易执行,这是他们最关心的。如果制度设置的无比复杂且难落地的话,他们会自然而然的产生反感情绪。相反如何制度推行是优化了工作,简化了工作,且效果提升了,这样的话会得到基层员工的支持。

在制度推行的沟通过程中,一定要广泛的收集基层员工的意见,这些意见收集不是发个问卷让大家填一下,走走形式,而是要深入进去;例如可以请一些老员工私下吃个饭,聊一下这些制度工作,那么这些员工对基础工作的理解比较深入,如果给你很多改进意见,对整个制度的落地是非常有效果的。

整个制度的编制以及流程设计,在实际操作层面都要以“简化、精简、改善、提升”为核心思路,这样的话,在执行的时候就会起到非常好的效果。

四、初稿编制,文字+流程图的编制。

在做了全面的沟通之后,就需要编制初稿,编制初稿需要注意两个问题,第一个就是制度文字的可读性,第二个就是需要编制一个流程图。

文字的不可读性这个问题就比较普遍,一般制度的通病就是语言太过官方和理论,读起来非常拗口,这样的制度在审核和推行环节,就可以令人反感了,毕竟一些拗口的文字,看了开头就不想往下看了。有些财务人员喜欢到网上下载模板去修改,而网上的有些模板问题就更突出了,那是别人在自己特定的环境中去编制的,如果照抄的话,需要经过大量的修改,这些工作耗费的时间,还不如从头到尾自己编制。

文字的可读性在于能用白话文讲清楚的话就一定要用白话文,毕竟文言文已经被取消快上百年了;另外在编写的时候,要注意可读性、文字的流畅、用词用句的言简意赅。
在做制度建设的时候,编制一个流程图是非常重要的环节。因为文字型的制度适合讲清楚有什么要求,流程图则可以讲清楚整个工作的先后顺序,传递环节等等。使用流程图软件编制一个流程图,将整个制度要求的先后顺序,涉及的部门都用流程图表达起来,这样就非常直观了。

总而言之,好的制度是普通员工都能读一遍就可以看懂的,能达到这个要求就基本达标了。

五、初稿初审,先发给老板与再发给各个部门负责人征询意见。

在制度完稿之后,就进入了初审环节,初审环节首先要发给老板看,再发给各个部门负责人征询意见。一般在老板初审环节,会给出一些补充意见,经过修改之后老板的意图基本上在制度里面都明确了,老板初审环节就过审了。

初审过审之后,转发给各个部门负责人征询意见。一般这个时候,各个部门负责人都不会提什么意见了,因为毕竟是老板授意的事情,事情是好是坏都不是很清楚,这个时候提早跳出来对自己是不利的。一般情况下这个环节都是没人发言,都是等触及到自己利益的时候才会跳出来说制度不合理。

制度初审环节,可以把制度打印出来让各个部门负责人签阅,拿着所有部门签阅的文件找老板再签批,这样可以表示自己已经将制度传达给各个部门,并且大家都是没有意见的。后面如果哪个部门再跳出来反对,自己是有凭有据的。

初审环节过了之后,就是制度工作真刀真枪的时候了,后面利益各方都会相继跳出来,或是反对、或是漠视、或是支持,总而言之,每个人都在为了维护自己的利益尽最大的努力。财务部作为跟他们的平级部门,在推行这些制度的时候,受到的阻碍是比较大的,那么如何纵横捭阖就要看财务负责人的个人手段了。

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六、审核定稿。

审核定稿的环节,需要对整个制度进行校对、复核,不要出现任何错别字,逻辑漏洞或者一些低级问题。制度建设这种大型的工作,因为涉及到的面很广,有时候会出现“灯下黑”的情况,出现一些低级错误是可以在前期的检查中找出来的。

进行校对和检查之后,按照公司的制度发文的模板打印出来,转给老板签字,签字之后盖上公司的公章以示正规性。

七、全员发稿。

制度经过初审之后,在公司的OA公告、通告黑板进行公示,还要复印给各个部门负责人传阅。全员发稿最主要的是要让全公司的人都知道有一项制度要推行了,是什么制度,是什么要求等等。大家对这些事情有一个心理预期,后面再正式执行就容易得多。

八、预留一定时间的执行期,切忌一刀切。

这个阶段就到了制度的执行期了,执行期的初期要留一定的时间缓和,不要盲目的一刀切。有些财务在推行制度的时候巴不得第二天大家就按照新制度执行。这种想法是明显不可能的。

一个公司的制度建设,其实就是推翻以前的工作习惯和思维,大家全部按照新的制度执行并不难,难的是大家改变工作习惯和思维;因为改变工作习惯和思维是需要时间来不停的进行纠正的,这是正常的现象。

在执行期预留一定的时间,让老制度与新制度的切换能循序渐进,另外留足一定的时间,也可以处理一些意想不到的状况,比如在制度设计的确不合理的问题,或者说公司阻力太大就改思考如何破解阻力的问题。

一般制度预留一个月的执行期就足够了,一个月内是新流程与旧流程的切换期,其中一些不合要求的方面可以逐步的解决。

九、把握主线,先易后难,各个击破。

到了这个时期,制度推行的各方势力以及态度就全部明朗了。反对的人高声反对,随大流的人随大流,支持的人旗帜支持,遇到各种阻力和意想不到的情况,在这个时候就基本上出来了。

所谓“乱花渐欲迷人眼”,这个时候不要被一些各种声音给迷惑了,要看清形势,并且把握主线。

在流程制度的执行中,一定要掌握主线,然后再逐渐收缩解决细枝末节的问题。

例如,某公司的整个库存存量存在着远超销售量的问题,库存周转天数非常高。为了解决这个问题,公司设置了由财务部复审采购部订单的制度要求。那么如何有效的落地呢?

在制度推行前期,要先让采购部提交审批,财务部在审批的时候放松审批要求,他们采购太多的货物还是直接过审,这个时候是审批要求是“放水”时期,最重要的是让他们熟悉这个审批流程,并且不抵触这种流程,让他们先觉得这和之前的流程没有差别。

过一段时间之后,财务部再去收缩审核要求。这样整个流程制度经过了过渡期之后就能顺利的执行下去。

如果一开始一刀切的方式,一开始强制执行,会让执行部门绝对非常困难,找各种理由去推诿不执行,或者变相执行,这样效果就大打折扣而且财务还需要费很大的力气去解决这些问题。

在一个公司里面,有些部门听话执行力强,有些部门不听话执行力差。那种我们就需要“先易后难,各个击破”策略去落地。

比如对于一些执行要求老大难的部门,我们首先跳过,让所有容易执行制度部门先执行,从易到难。后面随着执行部门的越来越多,无形之间会给不执行的部门施加越来越大的压力。

总而言之,这个环节是斗智斗勇的环节,如果财务败在这个环节,整个制度的推进工作就算失败了,制度也会被挂在了墙上、放在抽屉里而束之高阁。

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十、每日跟进、定期汇报。

在制度的推进期,算是大家改变工作习惯的时候,采用“看板管理”这种方法是非常重要的。所谓的看板管理是很传统的一种管理方式,就是将整个工作分部门的进度写在黑板上,所有部门一起来比较进度。

虽然现在黑板已经逐渐被取消掉,我们仍然可以采用这种方式去做工作推进。

对于制度的执行情况,要做到每日去做进度跟进和发现执行问题,而且要定期(按周)通报全公司的整体执行情况,这样的话会给落后执行部门施加很大的压力。

十一、抓典型立威、树榜样立势

在执行过程中要抓住一些拒不执行的部门和典型人员,给予处罚与通报批评。另外对于执行得很好的员工,要在公司各类群、会议、表彰、奖励给予激励与奖励。

通过奖励和惩罚来明确公司的态度,来引导大家的思想导向,是非常重要的环节。可能一些人在背地里各种讨论,但是总还是抵不过公司正规渠道的言论以及评判。

十二、清场收尾

在制度执行运行一段时期后,大家会觉得这个制度习以为常,到达这种程度就能清场收尾了。

收尾之后,还会遇到一些问题的反复,但是这个时候只需要提醒或者象征性处罚就够了。毕竟这个时候大势所趋,一些跳梁小丑已经不会有什么作为了。

总结

财务制度推行是中高端财务的核心竞争力,是为企业创造价值的工作。以上是自己多年推行企业制度总结的经验,希望对大家的财务工作能有所帮助。





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  • 发表于 2021-08-14 14:01
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  • 分类:财会头条

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