财务人:我们使用财务软件有困难与问题?

作者:程守峰

们财务人每天都要用财务软件,没有财务软件财务的工作根本没办法开展。关于财务软件在职场上可以看到,很多财务人员的思路错误,效率低下而且还陷入问题中看不到自己的问题所在。财务软件本身是工具,好比古代的算盘和账簿,本身在使用的时候就有一些工作量,而且随着财务软件的功能越来越多(大型的财务软件有十几万种功能),我们财务人员学习起来也变得有些困难。


我自己在工作中是长期思考和总结并且不断改进,在财务软件的这个方面,我总结了以下的一些财务人员的困难和解决方法。


1、导出原始数据使用excel加工的低效数据处理思路


财务人员工作量大,其中很重要的一个原因在于“做数据”,一般一个非常忙碌的财务部用于录凭证、做单据、开发票的工时一般只占了一小半的工作量,绝大部分的财务人员在做数据这个工作上花费的时间是非常巨大的。最主要的一个原因在于,大部分的财务人员做数据的方式是将原始数据从财务软件中导出再使用Excel加工,这种做数据的方法是极其低效的。


在我几年前的工作中,一周的财务周报数据大约要做三个小时;后面经过几年的历练最快速也要两个小时左右。做一个周报数据需要在各种模块中取数、汇总筛选。后来我经过长期的积累和摸索,“三分钟完成财务周报”这个目标已经完成。周报所需要的95%以上的数据,直接打开财务软件-查询-导出即可,剩余极小部分的也可以用快速的方法进行查询。


财务工作的优化是没有极限的,三个小时的工作也能三分钟完成,这是长期积累和摸索得出来的工作成果。


“优化方法+改进工具”是人类历史持续进步最重要的因素。财务人员想要在工作效率上进行提升,最重要的是优化工作方法与改进工具。方法是要随着工作经验不断的积累才能实现。在我看来,财务人员能在财务软件上下功夫进行学习与改进,能极大的提升财务工作的效率,这已经在我近五年的工作中持续得到验证。


2、财务软件中的简洁方法没见过且不知道怎么使用


一般的财务软件其实有很多简单快捷的功能,但是很多财务人员都是不知道而且根本没见过。


比如一些常用的凭证,摘要大部分都是差不多,这个时候可以设置摘要模板,平常使用的时候就可以直接调用,不需要每次都填制。另外一些常用的凭证可以设置凭证模板,遇到要使用的时候调用就可以。


在这里不得不展开说一个效率陷阱的问题。我们财务人员会因为自己的工作习惯,采用一些效率低下的方法,其他人已经通过摸索有很好的改进方法,但是很多财务人员明明知道有效率提升的方法,但是因为习惯问题就是不愿改进方法,这种现象在职场上是非常常见的。我自己在日常的财务管理的过程中,一些同事是拒绝改进的,即使这个方法很好;所以很多时候为了推动变革,我不得不强制性的推行。


另外在财务软件中有一种“多维数据结构的设计方法”可以解决很多数据字段的交叉、匹配问题,财务人员做数据的效率会极大提升,是解决财务人员数据工作的根本,这个内容比较复杂,但是非常高效和实用,我会在下面的章节中专门去讲。


在工作优化和效率提升方面,财务人员需要能打破自己的常规习惯,并且不断的研究和学习新的方法,摸索出很多行之有效的方法,并且能为工作带来极大的改进。


3、融合业务与财务核算对于中小企业而言是非常难落地的


在财务基础核算的板块,“让第一业务接触人直接在系统中录入单据”这种做法能极大的提升财务核算的效率,这是最低版本的业务财务融合。比如说有些公司的销售与采购会有一个“销售后勤”岗位,销售部与采购部发生的业务转给销售后勤在财务系统里面录单,这个录单员岗位有些企业会招聘专职财务,一般叫做商品会计岗位。业务发生之后每发生一道传递,信息就会逐渐失真,而且沟通成本将会逐渐增加。


这个方面最重要的做法是让第一业务接触人直接在系统中录入单据。比如说采购人员采购了货物,由采购负责人直接在系统中录入单据,销售人员销售了货物由销售人员在系统中录入单据,相关的库存有了收发仓库保管在系统中进行账务处理。


这种业财融合的模式,能极大的提升财务工作的整体效率;但是财务部为此需要做很多管理工作,不过这种工作方法一旦落地,大家形成习惯,整体的效率能大大的提升,财务的工作也会轻松简单很多。


4、财务软件比较“难”学


大家可以看到一个现象,在财务培训领域Excel的培训多如牛毛,甚至Python这种和财务八竿子打不着的软件培训也很多,还有诸如PowerBi之类的软件也有很多机构做培训;但是市面上做财务软件培训的,除了学校或者入门级的财务软件培训,软件厂家做的学习教程之外,相比较而言财务软件的培训真是少之又少。


这种现象有点“灯下黑”,财务软件每天都是用,大家觉得自己会,功能够用就差不多,很少的人会想着去优化。从财务软件相关的知识传播来看,财务软件的知识是很封闭的,这也导致了财务人员学习财务软件是比较困难的。每个公司使用的财务软件的品牌,功能,版本,业务特点都是千差万别,要做出系统性的学习教程是非常困难的。


5、我们的思路与方向


在长达数年的财务工作中,我一直把财务软件当做最核心的效率优化工具,通过经验我总结几点思路可以作为突破点。


①、自主研究和摸索是学习财务软件优化财务工作效率的必经之路。我自己每个月的工作计划中都有工作优化的项目,一般会有四五个点,每个月完成一部分,以此循环改进。但是在这个过程中很多工作都是摸索着不断前进,并且也有很多失败的案例。但是整体而言是受益匪浅的,无论是这种思维方式和方法,还是整个工作结果来看都是很好的。


②、财务软件是大型集成工具,需要从整体的思维去看,另外也要从如何将企业的业务与管理融合的思路去看。做事首先是要明确思路,我觉得财务软件要玩转,要从整体的思维去看,并且要整合企业的业务与管理。但是说实在这种高阶工作方法是比较困难的,对于财务人员特别是财务经理的素质要求非常高。不过这也是财务人员提升和进阶的很好的途径。



最后我总结几个财务软件的学习方法供大家学习和思考。


①、业务、财务、管理融合的思维要建立。思维是做事的第一步,正确的思维方向是非常重要的。财务软件的定位就是业务、财务、管理融合的工具,这个思路确定了才能在系统上、整体上给财务工作带来优化。


②、要认识到财务软件能给财务工作效率优化带来的价值和意义。财务人员的基础工作是耗费性工作,只有不断的降低这些耗费性的工作,并且将工作时间和精力投到价值性管理工作上,财务工作的价值才能逐渐增加。


③、要靠自我钻研和摸索,不断的试错才会能找到最适合自己的方法。财务软件的很多功能,只能在特定的业务场景下使用,因此很多方面是没办法标准化的,所以财务人员更多是要自我钻研和摸索,在不断的试错中找到方法。


④、跟着我一起学习。我自己曾经做过财务信息化专职岗位,在长期的财务工作中我一直处于思考、摸索、尝试的角色,积累了很多思路和经验,并且在实际工作中给企业带来了很高效的财务核算与管理,我会逐渐更新系列内容,大约每周1-2篇,大家持续关注我的系列文章可以从中获取很多思路和方法。



  • 发表于 2021-06-21 09:35
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  • 分类:财会头条

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